Waar de inhoud van je vergadering blijft

Wie er nog meer bij betrokken zijn

Twee andere verbindingen naar buiten, voor de volledigheid. Wij halen de openbare prijslijst van Azure op om uit te rekenen wat een opname ons kost; daar gaat geen enkel gegeven van jou naartoe. Die uitkomst zie je zelf niet in het product. De kostenregel per opname gaat naar de eigen administratie van JedAi: een bedrag en een datum, nooit inhoud.

Versleuteld onderweg en in opslag

Alles wat tussen jouw computer en onze systemen reist, gaat over een versleutelde verbinding (HTTPS). Dat geldt ook voor de stappen die je niet ziet: de upload van het geluid naar de opslag accepteert alleen versleutelde verbindingen, en de verbinding met de database komt alleen tot stand met versleuteling en een gecontroleerd certificaat.

In opslag zijn het geluid, de tekst, het verslag en de database versleuteld met AES-256. Voor het geluid, de uitgeschreven tekst en het verslag gebruiken wij sinds 10-09-2026 een eigen sleutel. Die ligt in onze eigen sleutelkluis in de Europese Unie, en de opslag moet hem bij elke lees- en schrijfactie bij ons opvragen. Trekken wij die sleutel in, dan is de opslag onleesbaar, ook voor Microsoft. De sleutel vernieuwt zichzelf elk jaar.

Eerlijk erbij: voor de database geldt dit niet. Daar beheert Supabase de sleutel, net als voorheen. In die database staan geen opnames en geen verslagteksten, wel titels, namen van deelnemers en het handelingenspoor.

Wat nergens terechtkomt

• Geen beeld. Upload je een video, dan verlaat het beeld je computer niet.
• Geen gespreksinhoud in onze logboeken. Gaat er iets mis, dan leggen wij een code vast uit een vaste lijst in de software, bijvoorbeeld "verslag kon niet gemaakt worden". Nooit een vrije foutmelding, want daar kan gespreksinhoud in zitten.
• Geen gespreksinhoud in het spoor van handelingen. Zie hieronder.
• Geen uitgeschreven tekst en geen verslagtekst in de database. Die staan in de beveiligde opslag, niet in de database.
• Geen gespreksinhoud naar onze eigen administratie. Daar gaat alleen wat een opname gekost heeft.
• Geen spreektijd over vergaderingen heen. Binnen een opname zie je hoe lang elke deelnemer aan het woord was; dat helpt bij het nakijken van de tekst. Die cijfers worden niet opgeteld over vergaderingen heen, leveren geen ranglijst van personen op en worden niet gebruikt om medewerkers te beoordelen.

Eerlijk over wat er wél in de database staat, want "geen inhoud" zou te kort door de bocht zijn: de titel van een vergadering, de vaste namen en vaktermen van je organisatie, en tekst uit projectdossiers. Een projectdossier is een lijst met lopende punten die je organisatie over vergaderingen heen bijhoudt. Zo'n punt ontstaat pas als iemand een verslag goedkeurt en bevat tekst uit dat goedgekeurde verslag. Daarin kunnen namen, persoonlijke informatie en oorspronkelijke uitspraken staan.

Wie erbij kan

Opnames, verslagen en kosten horen bij de organisatie, niet bij de persoon die de opname maakte. Wie toegang heeft, staat op de ledenlijst van je organisatie. Een beheerder van je eigen organisatie beheert die lijst zelf, en elke wijziging laat een spoor achter in het logboek. Staat een account er niet op, dan volgt het scherm "Nog geen toegang" en verder niets.

Er zijn drie rollen: lid, beheerder en eigenaar. Iedereen op de ledenlijst kan de opnames en verslagen van de organisatie zien en eraan werken; de rollen verdelen niet de inhoud, maar het beheer. Alleen een beheerder of eigenaar kan de ledenlijst en de bewaartermijnen wijzigen en de afspraken over gegevens en privacy ondertekenen. Een eigenaar kan als enige een andere eigenaar wijzigen, en de laatste eigenaar kan niet worden verwijderd, zodat een organisatie nooit stuurloos raakt.

Inloggen kan op twee manieren, en je organisatie kiest zelf welke. De eerste is een Microsoft-werkaccount uit de eigen Microsoft-omgeving; die koppeling ligt vast en is een extra slot, want een account uit een andere omgeving komt er niet in. De tweede is een eenmalige code per e-mail, voor organisaties die niet met Microsoft-accounts werken. Die tweede weg heeft dat extra slot niet: wie bij de mailbox van een lid kan, kan inloggen. Een beheerder zet hem zelf aan of uit, alleen voor de eigen organisatie, en ook dan werkt hij uitsluitend voor adressen die al op de ledenlijst staan.

Wat een organisatie eerst ondertekent

Voordat er binnen een organisatie een eerste opname verwerkt kan worden, ondertekent een beheerder of eigenaar van die organisatie in het product de afspraken over gegevens en privacy. Wij leggen vast wie tekende, met welke naam en functie, op welk moment, en welke versie van de tekst er toen stond. De volledige tekst en bijlagen horen bij die versie. Een vingerafdruk verbindt de inhoud en de ingevulde organisatiegegevens met de handtekening. De beheerder kan een gecontroleerde getekende kopie bewaren.

Zonder handtekening start er geen nieuwe opname. Wat er al staat blijft gewoon te bekijken, en een opname die al onderweg is kan worden afgemaakt. Komt er een nieuwe versie van de tekst, dan vragen wij opnieuw om een handtekening.

Het online akkoord bevat de volledige verwerkersovereenkomst met bijlagen A, B en C. De losse overeenkomst wordt uit dezelfde tekst gemaakt. JedAi heeft deze set zelf opgesteld; de onafhankelijke juridische beoordeling is nog niet afgerond. Deze vertrouwenspagina licht de werking toe en wijzigt de ondertekende afspraken niet.

Feedbackopnames: een aparte, vrijwillige stroom

Wie hulp nodig heeft, kan in het product zijn scherm en stem opnemen en die opname naar ons sturen. Gebruik bij voorkeur een voorbeeld zonder persoonsgegevens en houd andere personen en vertrouwelijke stukken buiten beeld. Dat gebeurt alleen als je er zelf voor kiest, met een toestemmingsscherm vooraf dat precies zegt wat er meegaat: alles wat op dat moment in beeld staat, ook namen en verslagen. Jouw keuze geeft geen toestemming namens anderen. Persoonsgegevens gebruiken wij uitsluitend voor de concrete ondersteuning in opdracht van je organisatie. Algemene productverbetering gebruikt alleen materiaal zonder persoonsgegevens of herleidbare inhoud. De opname gaat over dezelfde beveiligde route naar dezelfde opslagdienst als vergaderopnames. De afgesproken inhoudsgrens geldt ook hier; instellingen en kopieën vragen afzonderlijke controle. Alleen JedAi-beheer kan hem bekijken; beheerders van je eigen organisatie niet. Na 30 dagen verwijdert de nachtelijke opruimtaak de actieve opname. Dat ook het bekijken zelf een spoor achterlaat, is bewust beleid. De vier codes in het logboek: feedback_recording_consented (je gaf toestemming en startte), feedback_recording_uploaded (de opname is opgeslagen, met alleen duur en grootte als vaste getallen), feedback_recording_viewed (een JedAi-beheerder bekeek de opname) en feedback_recording_deleted (verwijderd, handmatig of door de opruimtaak).

Welk spoor handelingen achterlaten

Handelingen met gevolgen leggen vast wie iets deed, wat het was, wanneer en om welke opname het ging. Wat er precies gebeurde is een code uit een vaste lijst, die de database zelf ook afdwingt, dus er kan geen gespreksinhoud in terechtkomen. Hieronder staan alle codes die het product kent, rechtstreeks uit de software gelezen. Bij elke code hoort een plek in het product die hem ook echt wegschrijft; een controle bij elke wijziging bewaakt dat, zodat er geen code op deze lijst kan blijven staan die nergens meer geschreven wordt.

• agreement_signed
• archive_searched
• attachments_changed
• contact_point_changed
• feedback_recording_consented
• feedback_recording_deleted
• feedback_recording_uploaded
• feedback_recording_viewed
• feedback_submitted
• font_license_confirmed
• language_default_changed
• lists_changed
• login_code_failed
• login_code_sent
• login_code_used
• logo_changed
• meeting_templates_changed
• member_invited
• member_login_changed
• member_removed
• member_role_changed
• member_suspended
• organization_document_added
• organization_document_changed
• organization_document_removed
• organization_name_changed
• organization_provisioned
• project_access_changed
• project_access_mode_changed
• project_chapters_changed
• project_created
• project_changed
• project_item_changed
• project_item_closed
• project_item_reopened
• quarterly_check_recorded
• recording_audio_played
• recording_deleted
• recording_term_expired
• recording_project_linked
• recording_project_moved
• recording_processing_resumed
• recording_renamed
• report_approved
• report_default_changed
• report_edited
• report_regenerated
• retention_changed
• retention_cleanup_completed
• security_contact_changed
• template_changed
• template_word_activated
• template_word_rejected
• template_word_uploaded
• tasks_exported
• transcript_edited
• wens_ingediend
• wens_gestemd
• wens_stem_ingetrokken
• wens_gereageerd
• wens_status_gewijzigd
• wens_samengevoegd
• wens_verborgen

Eén code hoort bij de meldplicht: security_contact_changed. Een organisatie zet in Instellingen neer wie een melding moet krijgen als er iets misgaat met haar gegevens. Wijzigt die persoon, dan legt het logboek vast dát het gewijzigd is en door wie; de naam en het adres zelf staan er niet in.

Bij recording_deleted leggen wij één reden vast, ook weer als code uit een vaste lijst van vier: reason:no_longer_needed (de opname is niet meer nodig), reason:wrong_recording (verkeerde of mislukte opname), reason:participant_request (op verzoek van een deelnemer) en reason:retention_no_longer_fits (past niet meer bij de bewaartermijn). Wie verwijdert kiest die reden zelf; overslaan kan niet. Zo is achteraf aantoonbaar dat een opname verdween na bezwaar van een deelnemer, zonder dat er ook maar één woord uit de vergadering in het logboek komt. Ook hier dwingt de database de vorm af.

Twee codes horen bij de opname zelf. recording_audio_played staat er zodra iemand het geluid van een vergadering terugluistert. Dat is de zwaarste blik die het product kent - het is de vergadering zelf, niet een samenvatting ervan - en die laat daarom net zo goed een spoor na als verwijderen. De regel noemt wie luisterde en welke opname, nooit hoe lang en uiteraard nooit wat er te horen was. recording_term_expired staat er zodra de nachtelijke opruiming een opname weghaalt omdat haar bewaartermijn verstreek. Die regel is het bewijs per opname: hij zegt welke delen vertrokken - geluid, uitgeschreven tekst, verslag - en die drie hebben elk hun eigen termijn, dus een opname kan een deel verliezen en de rest houden. Er komt alleen een regel als het opruimen werkelijk lukte.

Verwijderen mag ook niet meer iedereen. Een beheerder of eigenaar kan elke opname van de organisatie verwijderen; een gewoon lid alleen de opnames die het zelf maakte. De server weigert een verzoek dat daarbuiten valt, ook als iemand het scherm omzeilt.

Drie codes horen bij de documentenplank van een organisatie: organization_document_added, organization_document_changed en organization_document_removed. Een organisatie bewaart daar eigen stukken die los van een opname bestaan. Het logboek noemt alleen de soort - een uitnodigingssjabloon, een afwegingsdocument, een beleidsstuk - nooit de titel en nooit de inhoud. Bij het plaatsen komt er één getal bij: een vingerafdruk van het bestand, zodat later te controleren is dat de bewaarde bytes niet zijn veranderd. Een vierde code, contact_point_changed, hoort bij het meldpunt bovenaan deze pagina: het logboek legt vast dát het wijzigde en door wie, niet welke naam of welk adres er kwam te staan.

Drie codes horen bij de tweede manier van inloggen: een eenmalige code per e-mail, voor een klant die niet met Microsoft-accounts werkt. Die staat op dit moment bij ten minste één organisatie aan. login_code_sent legt vast dat er een code de deur uit ging, login_code_used dat iemand ermee binnenkwam, en login_code_failed dat een code werd geweigerd, met één woord erbij waarom (onbekend, verlopen, al gebruikt, te vaak geprobeerd). Het e-mailadres en de code zelf staan er nooit in: de regel wijst naar de rij op de ledenlijst. Een adres dat op geen enkele lijst staat laat helemaal geen spoor na, want een logboek van onbekende adressen zou zelf een ledenlijst zijn. member_login_changed legt vast wanneer een beheerder die tweede manier aan- of uitzette.

Van een vraag over het archief leggen wij vast dát iemand er een stelde, nadrukkelijk niet welke vraag: die is inhoud. Lukt het vastleggen zelf niet, dan blokkeert dat nooit iemands werk; dat wordt apart gemeld.

Een organisatie leest haar eigen logboek in het product zelf, bij Instellingen onder Logboek. Alleen een beheerder of eigenaar van de organisatie kan erbij; wijzigen kan niemand, ook wij niet. Wat er staat is wat hierboven beschreven is: de code van de handeling, het moment, wie het deed en om welke opname het ging. Heb je een vraag over wat er in jouw logboek staat, mail dan privacy@jedai.nl.

Er wordt niet op je gegevens getraind

• JedAi traint niet. Er is geen eigen model en geen trainingsproces. De software roept Azure aan en bewaart het antwoord.
• Microsoft traint niet op klantgegevens in Azure AI Speech en Azure OpenAI. Dat is een voorwaarde van de Azure-dienst, geen schakelaar die per ongeluk aan kan staan.
• Wij zetten het bewaren van vragen en antwoorden bij Azure niet aan. Die mogelijkheid bestaat bij de dienst, maar onze aanroepen gebruiken hem niet.
• Er is geen instelling waarmee iemand training per ongeluk kan inschakelen, omdat die mogelijkheid niet in het product zit.

Gemeten Nederlandse kwaliteit

Wij beloven geen kwaliteit die wij niet gemeten hebben. Dit is de meting die er wél is: op 3 augustus 2026 hebben wij één echte vergadering van 71 minuten met vier sprekers laten uitschrijven en de ruwe tekst geteld. Voor deze telling is geen gespreksinhoud nodig.

Wat je hieruit mag opmaken: de zinnen zijn goed gebouwd en netjes afgesloten, en wat er verder in zit is vooral spreektaal, precies wat de verbeterslag daarna wegneemt. Even belangrijk is wat je er niet uit mag opmaken:

1. "Spreektaalwoorden" telt ook gewone Nederlandse woordjes als "hoor", "hè" en "toch". Het is een maat voor spreektaligheid, geen foutpercentage.
2. Een echt foutpercentage kunnen wij hiermee niet geven. Daarvoor is een met de hand uitgeschreven versie van dezelfde opname nodig om tegen af te zetten. Die hebben wij nog niet.
3. Op deze opname stond geen enkele regel als slecht verstaanbaar gemarkeerd, maar dat betekent hier niet dat alles duidelijk was: die markeringen werden toen nog niet bewaard.

Stukken die je zelf toevoegt

Je kunt documenten of links toevoegen aan een opname, hooguit 10 stuks van 15 MB. De tekst wordt in je eigen browser uit het document gehaald. Het bestand gaat naar dezelfde beveiligde opslag als het verslag en valt onder dezelfde bewaartermijn. Kies je ervoor dat een stuk meehelpt bij het schrijven, dan gaat die tekst mee naar Azure OpenAI, net als de uitgeschreven tekst.

Een logo dat je organisatie uploadt voor een verslagsjabloon gaat naar diezelfde opslag. Dat is geen gespreksinhoud en heeft geen bewaartermijn: het blijft staan tot iemand het vervangt.

Actiepunten in je eigen takenlijst

Na het goedkeuren van een verslag kun je de actiepunten in je eigen Microsoft To Do laten zetten. Dat gebeurt alleen als je erop klikt, en alleen met de punten die je aanvinkt. Ze komen in een lijst die "JedAi Meeting Studio" heet.

Twee dingen die je moet weten. De taken landen in jouw eigen lijst, niet bij de collega die het punt oppakt: Microsoft To Do kan een taak niet aan iemand anders toewijzen, dus de naam van de eigenaar staat in de titel. En de taak gaat naar de Microsoft-omgeving van je eigen organisatie, niet naar een partij van ons; wij bewaren alleen welk punt al gegaan is, nooit de tekst.

Vink je een taak af in To Do, dan verandert er niets aan het verslag. Een goedgekeurd verslag ligt vast; het is een document, geen takenlijst die meeleeft.

Wat wij nog niet hebben

• Geen ISO 27001 of SOC 2 op naam van JedAi. De Azure-diensten eronder zijn wel gecertificeerd, maar dat is de certificering van Microsoft, niet van ons.
• Geen onafhankelijke juridische toets. JedAi heeft zelf een juridische set opgesteld: een verwerkersovereenkomst, een belangenafweging en een concept-DPIA. Die set is niet door een externe jurist beoordeeld. De klant moet de eigen grondslag, deelnemersinformatie, risicoafweging en eventuele medezeggenschap vaststellen. Ook de dienstinstellingen en leveranciersafspraken moeten de beloften uit de overeenkomst ondersteunen.
• Nog niet beoordeeld of Azure vragen tijdelijk bewaart voor misbruikcontrole, en of de ingestelde diensten en eventuele uitzonderingen passen bij de afgesproken verwerking. Dat moet vóór het betrokken gebruik met configuratie- en contractbewijs worden vastgesteld.
• Een opname kan hooguit 2 uur lang zijn. Een langer bestand kun je wel openen en bijknippen, maar er mag hooguit 2 uur overblijven voordat de verwerking start. Een bestand groter dan 2 GB wordt geweigerd voordat het wordt geopend.
• Een lange opname vraagt veel van je browser. Het geluid wordt op je eigen computer klaargezet voordat het wordt verstuurd. Dat kost geheugen en tijd, en op een licht apparaat kan het bij een lange opname traag zijn of mislukken. Het klaarzetten heeft een vaste tijdgrens van een kwartier per poging.
• Niet elk briefpapierbestand kunnen wij lezen. Je levert briefpapier aan als pdf, Word-bestand (.docx) of A4-afbeelding. Een ingescande pdf kan leeg overkomen, en een Word-bestand zonder paginagrote achtergrondafbeelding wordt geweigerd. Je ziet dat meteen bij het uploaden; lukt het niet, dan werkt een PNG of JPEG van je briefpapier altijd.
• Alleen Nederlands is gemeten. De schermen zijn Nederlands. Een opname in het Engels of Duits kan worden uitgeschreven en het verslag kan dan in die taal worden gemaakt, maar de kwaliteitsmeting hierboven dekt alleen Nederlands; voor Engels en Duits beloven wij niets over de kwaliteit.

Vragen hierover

Mis je iets, of wil je een onderbouwing zien van een van de punten hierboven? Stel de vraag via privacy@jedai.nl. Deze pagina verandert mee zodra de verwerking, de betrokken partijen, de bewaartermijnen of het spoor van handelingen veranderen.

Deze pagina is voor het laatst inhoudelijk gewijzigd op 8 september 2026, bij versie 0.385.0. Oudere versies bewaren wij; wil je zien wat hier eerder stond, vraag ernaar via hetzelfde adres.