HULP
Van opname tot goedgekeurd verslag
Deze pagina beschrijft de hele weg in gewone taal. Loop je liever een keer mee zonder echte vergadering, doe dan eerst de oefenroute.
Begin hier
Je hoeft niets te leren voordat je begint. Kies wat past; de rest wijst zich vanzelf.
Voor de vergadering
- Vraag toestemming. Zeg aan het begin dat de vergadering wordt opgenomen en dat er een verslag van komt. Iedereen moet akkoord zijn.
- Neem de vergadering op. Gebruik je telefoon of een ander opnameapparaat en leg het in het midden van de tafel. Laat mensen om de beurt praten, dan wordt het verslag beter.
De zeven stappen in de app
- Bron. Kies de opname van je vergadering, of een transcript dat je vergadertool al heeft gemaakt. Weet je niet waar je bestand staat? Op deze stap zit een knop met de route per vergadertool.
- Gegevens. Vul in stukjes in waar de vergadering over ging: onderwerp en datum, wie erbij waren, namen en vaktermen, de indeling van het verslag en de stukken die erbij horen. Hoe meer namen je invult, hoe beter de app iedereen herkent.
- Voorbereiden. De app maakt je opname klaar en schrijft het gesprek uit. Je ziet de voortgang op het scherm. Dit kan even duren. Je mag het scherm laten staan of later terugkomen; je werk blijft bewaard.
- Sprekers. Hang de juiste naam aan elke stem die de app heeft gehoord.
- Transcript. Lees de uitgeschreven tekst na en verbeter waar nodig. Wat je hier verbetert, gebruikt de app voor het verslag.
- Verslag. De app schrijft het verslag. Lees het na en pas aan wat niet klopt. Klaar? Keur het verslag goed.
- Klaar. Download het verslag als Word of pdf en deel het met de deelnemers.
Veelgestelde vragen
Moet ik toestemming vragen om op te nemen?
Ja. Zeg aan het begin van de vergadering dat je opneemt en dat er een verslag van komt. Iedereen moet daarmee akkoord zijn. Wij nemen niets voor je op: een opname bestaat alleen doordat jij er zelf een maakt.
Waarmee neem ik op?
Een gewone telefoon in het midden van de tafel is genoeg. Laat mensen om de beurt praten, dan wordt het verslag beter. Video mag ook; alleen het geluid gaat mee, het beeld niet.
Moet ik wachten tot alles klaar is?
Nee. Je mag het scherm laten staan of later terugkomen. Je opname en je werk blijven bewaard en je gaat verder waar je was. Alleen tijdens het klaarzetten van je bestand moet het tabblad even open blijven; dat zegt het scherm er dan ook bij.
Is het verslag meteen goed?
Nee, en dat is de bedoeling. De app schrijft een voorstel. Jij leest na, past aan en keurt goed. Pas na jouw goedkeuring is het een verslag dat de deur uit kan.
Hoe krijg ik het verslag eruit?
Als Word-bestand of als pdf, op het briefpapier van je eigen organisatie. Dat bestand wordt op je eigen computer in elkaar gezet.
Hoe lang blijft mijn opname staan?
Precies zo lang als je organisatie zelf instelt, per soort: geluid, uitgeschreven tekst en verslag hebben elk hun eigen termijn. Daarna ruimt een nachtelijke taak het op. Je beheerder stelt dat in bij Instellingen.
Waar blijft de inhoud van mijn vergadering?
Het geluid, de uitgeschreven tekst en het verslag staan en worden verwerkt in de EU, in een omgeving die JedAi zelf beheert. Er wordt niet op je gegevens getraind. De hele keten staat stap voor stap op de pagina Vertrouwen en verwerking.
De app schrijft namen verkeerd. Wat doe ik?
Vul zoveel mogelijk namen in bij de stap Gegevens, ook vaktermen en projectnamen. Daar herkent de app de rest van de weg op. Bij de stap Sprekers hang je zelf de juiste naam aan elke stem, en bij Transcript verbeter je wat er nog naast zit.
Loop je vast?
Er gaat niets verloren. Je opname en je werk blijven bewaard en je kunt later verdergaan waar je was. Meld wat je zag, dan kunnen we het terugzoeken.
Schrijf erbij op welk scherm je was en hoe laat het was. Kom je niet bij de meldknop, mail dan info@jedai.nl.
Meer weten
Waar de inhoud van je vergadering naartoe gaat, wie het onderweg ziet en hoe lang het blijft staan, staat op Vertrouwen en verwerking. Welke versie er draait en wat er veranderde, staat bij Instellingen onder Versie en wijzigingen.