Van bouwvergadering naar verslag dat standhoudt

Wat er nu meestal gebeurt

Eén iemand notuleert en praat tegelijk mee. Het verslag wordt 's avonds of in het weekend uitgewerkt, gaat een paar dagen later rond, en tegen die tijd is de helft van de nuance weg. En als er een half jaar later discussie komt over meerwerk of over een afspraak met de onderaannemer, dan hangt alles aan wat er destijds is opgeschreven.

Bij veel bouwcontracten geldt een verslag als goedgekeurd wanneer er binnen de afgesproken termijn geen bezwaar tegen is gemaakt. Het verslag is dus geen geheugensteun maar een stuk.

Hoe het hier werkt

Je hoeft niets in te plannen en er hoeft geen Teams-vergadering te lopen. Dit product neemt zelf niets op: je maakt de opname met je eigen telefoon of laptop, of je hebt er al een, en je uploadt het bestand.

Wat je eruit haalt

• Hetzelfde verslag als altijd, sneller. Je leest een sjabloon uit je eigen Word-document in, inclusief logo, marges en kopjes, en elk verslag komt er zo uit.
• Vaste namen en vaktermen geef je vooraf mee. De namen van deelnemers, onderaannemers en projecten kent de herkenner dan al, en jij controleert ze voordat het verslag vaststaat.
• Besluiten en acties staan los van het verhaal. Met eigenaar en termijn, en met de mogelijkheid om ze in je eigen Microsoft To Do te zetten.
• Het projectdossier loopt door. Wat in maart is afgesproken staat er in oktober nog, ook als de opname zelf al is opgeruimd. Dan staat erbij dat terugluisteren niet meer kan.
• Je ziet waar je moet luisteren. Stukken die slecht verstaanbaar waren staan gemarkeerd, in plaats van dat elke zin even stellig wordt opgeschreven.

Hoe de huidige versie werkt

• Een opname start alleen nadat jij die zelf maakt en uploadt. Er is geen agenda-auto-start.
• Geen beeld. Upload je een video, dan blijft het beeld op je eigen computer en gaat alleen het geluid mee.
• Geen verslag dat vanzelf definitief wordt. Zonder jouw goedkeuring kun je niets downloaden of delen.
• Geen training op jouw gesprekken, door ons niet en door Microsoft niet.

Waar de inhoud van je vergadering langskomt, wie het onderweg ziet en hoelang het blijft staan, staat stap voor stap op de vertrouwenspagina. Inclusief wat wij nog niet hebben.

Wat het kost

Je betaalt per organisatie en per verslag, niet per gebruiker. Dat is bewust: in een bouwbedrijf nemen twee of drie mensen op en lezen er twintig mee. Bij elke opname zie je bovendien wat de verwerking werkelijk heeft gekost, zodat er op de factuur niets staat wat je niet had zien aankomen.

De pakketten en de bedragen staan op de prijzenpagina.