Mag je een vergadering opnemen?

Waar de vraag echt over gaat

Een gesprek opnemen waar je zelf aan meedoet is in Nederland niet zonder meer verboden. Daar stopt het gesprek meestal, en dat is te vroeg. Zodra je die opname zakelijk gebruikt, dus uitschrijft, bewaart en er een verslag van maakt dat rondgaat, gelden de privacyregels. Informeren is daarbij niet hetzelfde als een grondslag hebben: op welke grond je verwerkt, bepaalt je organisatie vooraf, en het vertellen komt daar bovenop. De vraag is dan niet langer of je mag opnemen, maar of de mensen aan tafel weten wat er met hun woorden gebeurt.

Stilzwijgend opnemen is daarom een slecht idee. Niet alleen omdat het moeilijk uit te leggen is achteraf, maar ook omdat het het vertrouwen kost dat je in de volgende vergadering nodig hebt.

Wat je vooraf vertelt

Zet het in de uitnodiging, want die ziet iedereen voordat de vergadering begint, en herhaal het kort aan tafel. Vijf dingen zijn genoeg.

Blijft het bij een paar zinnen aan het begin van de vergadering, dan kun je dit uitspreken:

Voordat we beginnen: ik neem deze vergadering op. We gebruiken de opname alleen om een verslag te maken, het geluid wordt beveiligd verwerkt binnen de EU, en ik controleer het verslag zelf voordat iemand het krijgt. Heeft iemand daar bezwaar tegen?

Als iemand bezwaar maakt

Vraag je het, dan kun je ook een nee krijgen. Neem dat serieus, want een vraag die je stelt zonder ruimte voor het antwoord is erger dan geen vraag. In de praktijk kies je dan voor met de hand notuleren, of je spreekt af dat de opname pas start na het punt waar het bezwaar over ging. Wat je niet doet is toch opnemen en het er later bij vertellen.

Bij medewerkers is toestemming zelden vrij gegeven: iemand die met zijn leidinggevende aan tafel zit, zegt niet makkelijk nee. Daarom informeer je in plaats van dat je om toestemming vraagt, en zorg je dat bezwaar maken echt kan.

Als er iets gezegd wordt dat er niet in hoort

Halverwege komt er een opmerking over iemands functioneren, over verzuim, over gezondheid of over een lopend geschil. Dat soort onderwerpen hoort vrijwel nooit in een vergaderverslag thuis, en alleen als het voor het doel noodzakelijk en toegestaan is. Zeg het hardop op het moment zelf, bijvoorbeeld dat dit stuk er niet in komt, zodat er geen twijfel over bestaat en je het moment later terugvindt. Pauzeer de opname of houd dat deel bij het uitwerken uit het verslag, en controleer voor het verzenden of het er echt uit is.

Dit is geen juridisch advies

Wat er in jouw situatie precies nodig is, bepaalt je eigen organisatie: je verwerkingsregister, je jurist en het contract met je opdrachtgever zijn leidend, niet deze pagina. Voor de regels zelf is de Autoriteit Persoonsgegevens de bron. Wij beschrijven hier hoe het in de praktijk werkt, en we geven je de tekst waarmee je het bespreekbaar maakt.

Wat dit bij ons betekent

• In de huidige versie start een opname alleen wanneer jij die zelf maakt met je telefoon of laptop en het bestand uploadt.
• Je stelt per soort in hoelang iets blijft staan: het geluid, de uitgeschreven tekst en het verslag hebben elk een eigen termijn.
• Gespreksdelen kun je uit het verslag houden, zodat een zijstap niet meeschrijft.
• Zeg je tijdens de vergadering iets als dit hoeft er niet in, dan komt dat terug als voorstel. Een mens bevestigt het, het gebeurt niet vanzelf.
• De inhoud wordt verwerkt in een door JedAi beheerde Azure-omgeving in Zweden. Er wordt niet op jouw gesprekken getraind, door ons niet en door Microsoft niet.

Waar de inhoud van je vergadering langskomt, wie het onderweg ziet en welke handelingen een spoor achterlaten zonder dat er gesprekstekst in dat spoor staat, kun je stap voor stap nalezen op de vertrouwenspagina. Inclusief wat wij nog niet hebben.