Notulen bij alle eigenaren, zonder avondwerk

Wat er nu meestal gebeurt

Je zit de vergadering voor en notuleert tegelijk mee. Het uitwerken gebeurt 's avonds of in het weekend, en dan staat de volgende vergadering alweer in de agenda. Eigenaren die er niet bij waren lezen alleen het verslag: voor hen is het verslag de vergadering. En bij een besluit over onderhoud, het reservefonds of het meerjarenonderhoudsplan wil je jaren later nog kunnen laten zien wat er precies is afgesproken, ook als het bestuur inmiddels een paar keer is gewisseld.

In veel modelreglementen staat een termijn waarbinnen de notulen rond moeten zijn, vaak twee weken na de vergadering. Wat er voor jouw vereniging geldt verschilt per reglement: het eigen reglement en de eigen jurist zijn leidend. Wij geven daar geen advies over. Wat wij doen, is zorgen dat die termijn je geen avond kost.

Hoe het hier werkt

Je hoeft niets in te plannen en er hoeft geen vergadering in Teams te lopen, dus een avond in een zaal of een buurthuis werkt gewoon. Dit product neemt zelf niets op: je maakt de opname met je eigen telefoon of laptop, of je hebt er al een, en je uploadt het bestand.

Wat je eruit haalt

• Besluiten staan los van het verhaal. Wat is aangenomen en hoe erover gestemd is, staat in een eigen lijst die een eigenaar in één oogopslag leest. Een punt komt daar alleen in als het ook als besluit is uitgesproken; blijft het bij een voornemen, dan staat het als voornemen.
• Elke vereniging haar eigen papier. Je werkt vanuit één account voor al je verenigingen. Elke vereniging kan haar eigen sjabloon dragen, met haar eigen logo en briefpapier, gekoppeld aan haar eigen dossier. Bij het versturen hoef je over de vorm niet meer na te denken.
• Het dossier loopt door, de opname niet. Open punten reizen mee naar de agenda van de volgende vergadering en de verslagen zijn genummerd binnen het dossier van die vereniging. De opname zelf wordt op haar eigen termijn opgeruimd; dan staat er bij het punt dat terugluisteren niet meer kan.
• Namen en vaktermen geef je vooraf mee. De bestuursleden, de beheerder en woorden als meerjarenonderhoudsplan of splitsingsakte kent de herkenner dan al, en jij controleert ze voordat het verslag vaststaat.
• Je ziet waar je moet luisteren. Een zaal galmt en mensen praten door elkaar. Stukken die slecht verstaanbaar waren staan gemarkeerd, in plaats van dat elke zin even stellig wordt opgeschreven.

Hoe de huidige versie werkt

• Een opname start alleen nadat jij die zelf maakt en uploadt. Er is geen agenda-auto-start.
• Geen beeld. Upload je een video van de vergadering, dan blijft het beeld op je eigen computer en gaat alleen het geluid mee.
• Geen notulen die vanzelf definitief worden. Zonder jouw goedkeuring kun je niets downloaden of delen, dus er gaat nooit iets naar de eigenaren dat jij niet hebt gezien.
• Geen training op jouw vergaderingen, door ons niet en door Microsoft niet.

De inhoud wordt verwerkt in een door JedAi beheerde Azure-omgeving in Zweden. Waar het onderweg langskomt, wie het ziet en hoelang elk soort inhoud blijft staan, staat stap voor stap op de vertrouwenspagina. Inclusief wat wij nog niet hebben.

Wat het kost

Je betaalt per organisatie en per verslag, niet per gebruiker. Dat past bij beheer: bij jou nemen een paar beheerders op en lezen honderden eigenaren mee. Bij elke opname zie je bovendien wat de verwerking werkelijk heeft gekost, zodat je per vergadering weet waar je aan toe bent.

De pakketten en de bedragen staan op de prijzenpagina. Beheer je veel verenigingen, dan hoort daar het pakket Op maat bij, met eigen afspraken over het aantal sjablonen.