Notulen van de VvE-vergadering: wat moet erin?

Waar de plicht vandaan komt

De verplichting om notulen te maken staat niet in de wet zelf, maar in het modelreglement van je vereniging. Er bestaan meerdere versies, waaronder die van 1973, 1983, 1992, 2006 en 2017, en een apart reglement voor kleine verenigingen uit 2021. Welke bij jouw gebouw hoort, staat in de splitsingsakte. Begin daar, want de termijnen en de regels over ondertekenen verschillen per reglement.

Een vereniging houdt minimaal één algemene ledenvergadering per jaar. In veel verenigingen is dat ook de enige. Alles wat dat jaar formeel is geregeld, staat dus in één stuk. Is er een notarieel verslag gemaakt, dan loopt het ondertekenen anders; ook dat staat in je eigen reglement.

Dit stuk beschrijft hoe het in de praktijk werkt en is geen juridisch advies. Je eigen splitsingsakte en je eigen modelreglement zijn leidend; bij twijfel legt je jurist of je notaris die naast elkaar.

Aanwezigheid en stemmen zijn geen formaliteit

Bij een gewoon werkoverleg is de presentielijst een formaliteit. Bij een ledenvergadering is het de basis onder elk besluit dat die avond genomen wordt.

• Wie er was, en namens wie. Een eigenaar kan iemand machtigen om voor hem te stemmen. Noteer per machtiging wie hem gaf en wie hem gebruikte. Zonder dat is later niet na te gaan of een stem mocht meetellen.
• Niet het aantal mensen, maar het aantal stemmen. Hoeveel stemmen er bij een appartement horen, staat in de splitsingsakte. Twaalf aanwezigen kunnen meer of minder stemmen vertegenwoordigen dan je zou denken. Schrijf op wat er bij de opening geteld is.
• Wie later binnenkwam of eerder wegging. Een besluit halverwege de avond rust op een andere samenstelling dan het besluit aan het begin. Zet dat moment erbij.
• De uitslag per besluit, niet één keer aan het eind. Voor, tegen en onthouding, per punt. Ook met algemene stemmen aangenomen is een uitslag, zolang het klopt.

Als het quorum niet gehaald wordt

Voor sommige besluiten moet er een minimum aan stemmen aanwezig zijn. Is dat er niet, dan kan er over dat punt niet besloten worden en volgt er een tweede vergadering. Welk minimum geldt en voor welke besluiten, staat in je eigen reglement.

Voor de notulen betekent dat drie dingen. Schrijf op dat het quorum niet werd gehaald en bij welk agendapunt. Schrijf op wat er geteld is, zodat te volgen is waarom. En schrijf op wanneer de tweede vergadering is en welke punten daar terugkomen.

Laat de notulen van die tweede vergadering ook terugverwijzen naar de eerste, met datum en agendapunt. Zonder die verwijzing lijkt het jaren later een besluit dat uit het niets is genomen, en dan gaat de discussie over de gang van zaken in plaats van over de inhoud.

Een besluitenlijst hoort los van het verslag

In het verhaal van de vergadering staat waarom iets besloten is. In de besluitenlijst staat wat er besloten is. Dat zijn twee verschillende stukken tekst en ze horen niet door elkaar.

Een eigenaar die wil weten of het dak nu vervangen wordt, leest geen vier pagina's discussie door. Die zoekt één regel. Een lijst met per besluit de tekst, de uitslag en de datum is die regel. Het verhaal eromheen blijft staan voor wie wil weten hoe het zover gekomen is.

Houd in die lijst het verschil vast tussen een besluit en een voornemen. "Hier komen we volgend jaar op terug" is geen besluit. Staat het toch in dezelfde lijst, dan gaat de volgende beheerder ervan uit dat het vastligt.

Besluiten over geld schrijf je op voor over vijf jaar

Onderhoud, het reservefonds en het meerjarenonderhoudsplan zijn de punten waar het langst naar teruggekeken wordt. Tegen die tijd is het bestuur gewisseld en soms de beheerder ook. Vier dingen maken zo een besluit later nog te volgen.

• Het bedrag en waar het vandaan komt. Uit het reservefonds, uit een hogere maandelijkse bijdrage of uit een eenmalige bijdrage. Een bedrag zonder herkomst zegt over vijf jaar niets.
• Waar het besluit op gebaseerd was. Een offerte, een inspectierapport of een versie van het meerjarenonderhoudsplan. Noem het stuk met datum, niet als het rapport.
• Wat er precies is goedgekeurd. Het uitvoeren van het werk, het opvragen van offertes of alleen het reserveren van geld. Dat zijn drie verschillende besluiten en ze vallen vaak op dezelfde avond.
• Wat er niet is aangenomen. Haalde een deel van het voorstel het niet, dan hoort dat er even hard in. Anders lijkt het over vijf jaar alsof het hele voorstel is goedgekeurd.

De eigenaar die er niet was

Op een ledenvergadering is nooit iedereen. Wie er niet was, weet alleen wat er in de notulen staat. Elke eigenaar heeft recht op inzage, en het rondsturen van de notulen is in de praktijk de manier waarop dat recht iets voorstelt.

Daar zit ook de termijn achter. In veel modelreglementen gaan de notulen of de conceptnotulen binnen twee weken na de vergadering naar elke eigenaar. Twee weken is kort genoeg om de avond nog te herkennen en lang genoeg om te controleren. Wat er voor jouw vereniging geldt, staat in je eigen reglement.

Stuur je een concept, zet er dan bij dat het een concept is, tot wanneer er gereageerd kan worden en wanneer het definitief wordt. Een concept dat stilletjes definitief wordt, is precies het stuk waar een jaar later ruzie over ontstaat.

Hoe wij dit hebben gebouwd

Alles hierboven geldt ongeacht welk hulpmiddel je gebruikt. Dit is hoe wij het in JedAi Meeting Studio hebben vertaald.

• Besluiten en acties staan in eigen lijsten. Los van het verhaal, met de uitslag erbij. Een punt komt alleen in de besluitenlijst als het ook als besluit is uitgesproken; blijft het bij een voornemen, dan staat het als voornemen.
• Niets wordt vanzelf definitief. Je leest na, vult aan wat er bij een stemming is gezegd en keurt goed. Tot dat moment kan er niets gedownload of gedeeld worden.
• Namen en vaktermen geef je vooraf mee. De bestuursleden, de beheerder en woorden als splitsingsakte of meerjarenonderhoudsplan, zodat je ze achteraf niet hoeft te verbeteren.
• Het dossier loopt door. Open punten reizen mee naar de agenda van de volgende vergadering en verslagen zijn genummerd binnen het dossier van die vereniging, op haar eigen briefpapier.

Hoe een ledenvergadering bij ons van opname naar notulen loopt, staat op de pagina voor vastgoed- en VvE-beheer. Waar de inhoud van je vergadering onderweg langskomt, wie het ziet en hoelang elk soort inhoud blijft staan, staat stap voor stap op de vertrouwenspagina, inclusief wat wij nog niet hebben.