Vastgelegd zoals jouw kantoor het vastlegt

Wat er nu meestal gebeurt

Je voert het gesprek en typt tegelijk mee. Daardoor kijk je naar je scherm op het moment dat je klant iets vertelt waar het echt om gaat. Wat je niet hebt getypt, werk je 's avonds uit, en dan is de precieze formulering al vager dan je zou willen. Terwijl juist die formulering telt: het verslag is hier geen geheugensteun maar een stuk waar jij en je klant later op teruggrijpen.

Vertrouwelijkheid is in dit werk geen randvoorwaarde maar het product zelf. Elk hulpmiddel dat je erbij haalt, moet dus kunnen uitleggen waar de inhoud van dat gesprek langskomt en wie het onderweg ziet.

Hoe het hier werkt

Je hoeft niets in te plannen. Dit product neemt zelf niets op: je maakt de opname met je eigen telefoon, of je hebt al een geluidsbestand, en je uploadt het. Dat werkt bij de klant aan tafel net zo goed als op kantoor.

Wat je eruit haalt

• Je kunt luisteren met aandacht. Het vastleggen gebeurt na afloop, dus je kijkt je klant aan in plaats van je scherm. Doorvragen kost je geen zin in je notities.
• Afspraken en vervolgstappen staan apart. Los van het verhaal, met eigenaar en termijn, zodat meteen zichtbaar is wat er van jou en wat er van de klant wordt verwacht. Je kunt ze ook in je eigen Microsoft To Do laten zetten.
• Het verslag komt eruit in de huisstijl van je kantoor. Je leest een sjabloon uit een eigen Word-document in, inclusief logo, marges en kopjes. Dat bestand wordt in je eigen browser gemaakt; daarvoor gaat er niets naar een server.
• Namen en vaktermen geef je vooraf mee. De namen van klanten, contactpersonen en begrippen die jullie dagelijks gebruiken kent de herkenner dan al, en jij controleert ze voordat het verslag vaststaat.
• Je ziet waar je moet luisteren. Stukken die slecht verstaanbaar waren staan gemarkeerd, in plaats van dat elke zin even stellig wordt opgeschreven.

Wat je kwaliteits- of privacyverantwoordelijke wil zien

• De keten is per stap te benoemen. De inhoud wordt verwerkt in een door JedAi beheerde Azure-omgeving in Zweden. Per stap staat er wat er de deur uit gaat en welke partij het ziet.
• Geen training op jullie gesprekken. Wij trainen niet op klantdata, en de Azure-diensten die wij gebruiken doen dat contractueel ook niet.
• Een bewaartermijn per soort inhoud. Geluid, tekst en verslag hebben elk een eigen termijn, in te stellen door jullie kantoor. Een nachtelijke taak ruimt op, en per opname zie je wat er al weg is.
• Een auditspoor zonder gespreksinhoud. Wie wat wanneer deed wordt vastgelegd als code uit een vaste lijst, zodat er geen zin uit een klantgesprek in een logboek kan belanden.
• Niets start vanzelf en niets wordt vanzelf definitief. In de huidige versie start een opname alleen nadat jij die zelf maakt en uploadt. Zonder jouw goedkeuring kun je een verslag niet downloaden of delen.
• Wat wij niet hebben, schrijven we er zelf bij. Wij hebben geen ISO 27001 en geen SOC 2; de Azure-diensten eronder zijn wel gecertificeerd, maar dat is het certificaat van Microsoft en niet het onze.

De hele keten, de lijst van partijen die inhoud zien en wat wij nog niet hebben, staan op de vertrouwenspagina. Wat jouw kantoor moet vastleggen en hoelang, volgt uit je eigen beroepsregels en je afspraken met de klant. Dit is geen juridisch advies: je eigen jurist en je eigen contract zijn daarin leidend.

Wat het kost

Je betaalt per organisatie en per verslag, niet per gebruiker. Dat past bij een kantoor waar tien adviseurs af en toe een gesprek opnemen en de rest meeleest. Bij elke opname zie je bovendien wat de verwerking werkelijk heeft gekost, zodat je het per dossier kunt volgen en er op de factuur niets staat wat je niet had zien aankomen.

De pakketten en de bedragen staan op de prijzenpagina.