KENNIS

De AI-verordening en je vergadering

Sinds 2 augustus 2026 gelden er Europese transparantieregels voor AI. Of ze jouw vergaderverslag raken, hangt af van wat je doet. Dit is wat je moet weten, en wat je een leverancier vraagt.

Wat er op 2 augustus 2026 ingaat

De Europese AI-verordening heeft een artikel over transparantie: artikel 50. Die verplichtingen gelden sinds 2 augustus 2026, en ze zijn gerichter dan samenvattingen vaak doen denken. Ze gaan onder meer over systemen waar je rechtstreeks mee praat, over het markeren van door AI gemaakte media en over bepaalde AI-teksten die het publiek informeren. Voor tekst die een mens controleert en waarvoor iemand redactionele verantwoordelijkheid draagt, kent het artikel bovendien een uitzondering. Of het jouw verslag raakt, hangt dus af van wat je doet en hoe je publiceert.

Er staan boetes op overtreding, met aparte, lagere grenzen voor kleinere bedrijven. Belangrijker dan het bedrag: voor een verslag dat een mens controleert en vaststelt is de verplichting meestal klein, maar je moet wel kunnen uitleggen wat je gebruikt.

De vraag die er in het MKB echt toe doet

Voor de meeste MKB-organisaties is de praktische vraag niet of ze een verslag moeten labelen. De vraag is: weten wij welke AI wij gebruiken, waar de gegevens heen gaan, en kunnen wij dat uitleggen als iemand ernaar vraagt.

Dat is lastiger dan het klinkt, omdat AI zelden als project binnenkomt. Iemand probeert een notuleer-app, het bevalt, en een half jaar later loopt de helft van de vergaderingen erdoorheen zonder dat iemand daar een besluit over heeft genomen. Niet de wet is dan het probleem, maar het overzicht.

Eerlijk is ook dit: voor een gewoon vergaderverslag is dit geen zware verplichting. Het komt vaak neer op een zin aan tafel en een regel onder het stuk. Daar heb je geen aankoop voor nodig, en een leverancier die je iets anders vertelt verkoopt je angst.

Vier vragen aan je leverancier

De vraag	Waar je op let
Waar wordt de inhoud verwerkt?	Vraag naar de partij en het land, niet naar het woord Europees. Een goed antwoord kun je navertellen: welke dienst, welke regio, en wie het onderweg kan zien.
Wordt er op mijn gesprekken getraind?	Vraag of het standaard aan staat, of het uit kan en wie het kan aanzetten. Stel dezelfde vraag over de partij die eronder zit, want die heeft een eigen regel.
Kan ik zien wat er met AI is gemaakt?	Je wilt weten welk deel van een verslag door een model is geschreven, wie het heeft nagelezen en op welk moment het is vastgesteld.
Hoelang blijft het staan?	Geluid, uitgeschreven tekst en verslag hebben elk een eigen houdbaarheid. Vraag per soort, en vraag wie die termijn mag wijzigen.

Krijg je op een van deze vier geen concreet antwoord, dan is dat het antwoord. Zet de reactie op papier en bewaar hem bij je contract, zodat je later kunt laten zien wat je is verteld.

Wat je zelf kunt regelen

Houd bij wat je gebruikt. Eén lijstje met welke AI-hulpmiddelen in je organisatie meedraaien, wie ze binnenhaalde en waarvoor. Dat is de basis onder elk antwoord dat je later moet geven.
Zeg het aan het begin van de vergadering. Dat je opneemt, waarvoor, en dat er AI aan te pas komt bij het uitschrijven en samenvatten. Kort en gewoon hardop.
Zet onder het verslag wie het heeft vastgesteld. Een naam en een datum maken zichtbaar dat een mens ernaar heeft gekeken, en dat het stuk niet vanzelf de deur uit ging.

Waar dit stuk ophoudt

Dit is geen juridisch advies. Wat er precies voor jouw organisatie geldt, hangt af van wat je met AI doet, in welke rol je dat doet en voor wie. De bron is de verordening zelf: artikel 50 gaat over de transparantieverplichtingen. Leg je eigen situatie voor aan je jurist. Jouw contract en jouw praktijk zijn leidend, niet een pagina van een leverancier.

Hoe het bij ons werkt

Voor de volledigheid, want wij zijn zelf zo'n leverancier. Het verslag is bij ons AI-werk dat een mens goedkeurt voordat het ergens heen gaat: zolang jij niet hebt goedgekeurd, kun je niets downloaden of delen. De inhoud wordt verwerkt in een door JedAi beheerde Azure-omgeving in Zweden, en er wordt niet op jouw gesprekken getraind, door ons niet en door Microsoft niet. In de huidige versie start een opname alleen wanneer een gebruiker die zelf maakt en uploadt. Welke stap waar gebeurt en hoelang elke soort inhoud blijft staan, staat op de vertrouwenspagina, inclusief wat wij nog niet hebben.

De volgende stap

Wil je onze antwoorden op die vier vragen naast die van een ander leggen? Stuur ons één opname die je zonder bezwaar kunt delen. Je krijgt binnen vijf werkdagen een compleet verslag terug, zodat je zelf kunt beoordelen wat eruit komt. Daar zijn geen kosten aan verbonden.

Vraag een proefverslag aan